Журнал учета договоров образец

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец и разбор граф

Движение любого документа на предприятии должно подлежать регистрации. Регистрация представляет собой внесение учетных данных определенной формы в специально предназначенную книгу, которая называется журналом регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Учитываются создание, отправка и принятие документа.

Состав и расположение реквизитов в журнале не нормированы официальной документацией – эти данные вносятся работодателем самостоятельно. Внутренние документы здесь также можно классифицировать по группам, чтобы в дальнейшем запись было удобнее найти.

Содержание статьи:

Обязательно ли вести и для чего нужен?

Учету в обязательном порядке подлежат лишь трудовые книжки, дополнительные соглашения регистрируются на усмотрение работодателя. Однако есть несколько причин относиться к журналу регистрации трудовых договоров внимательно:

Служба ГИТ (труда и занятости), производя проверку, обязательно интересуется наличием этого журнала.
Существуют общие правила ведения документооборота, которые гласят, что регистрации должен подлежать любой документ.
Журнал учета трудовых договоров включен в Перечень типовых управленческих документов.
Небрежное отношение к регистрации договоров со стороны кадрового специалиста грозит возникновением неприятностей и разногласий с контролирующими органами.

Кадровому специалисту нужно понимать, что ведение такой книги учета – вовсе не каприз руководителя и не пустая трата времени. Может быть множество ситуаций, в которых журнал регистрации трудовых договоров будет полезен.

График отпусков: каковы сроки составления? Что нужно учитывать?

Например, если конфликт работодателя с уволенным работником выльется в обращение последнего с иском в суд, наличие журнала регистрации заранее настроит судью в пользу компании.

Другая ситуация – если к кадровому работнику обращается бывший сотрудник фирмы с просьбой выдать справку о предыдущем месте работы. Если книга учета на предприятии присутствует, сделать это не составит труда.

Графы, трудности с нумерацией

Журнал регистрации трудовых договоров образец скачать бесплатно можно тут.

Граф всего может быть одиннадцать или двенадцать:

Порядковый номер записи.
Дата заключения трудового договора
Дата расторжения
ФИО регистрируемого сотрудника.
Должность
Структурное подразделение, где трудится сотрудник.
Дата заключения трудового договора прописью
Дата расторжения трудового договора прописью.
Указывается, основной работой является для сотрудника работа на предприятии или он трудится здесь по совместительству.
Сведения о дополнительных соглашениях.
Примечания.

Часто с целью экономии места графы могут быть объединены. Чаще всего объединяют графы 2 и 3, а также 7 и 8.

Практически у всех кадровых специалистов при ведении журнала учета возникают проблемы с нумерацией дополнительных соглашений. Графа 1 предполагает внесение порядкового номера записи, а куда вносить порядковый номер договора непонятно. Отметки об этом можно ставить в графе 10, предусмотренной специально для сведений о дополнительных соглашениях, однако, «бегать» глазами через весь лист очень неудобно.

Эта проблема решается простым добавлением графы, которая может быть разделена на два столбца, в одном из которых регистрируются дополнительные соглашения, в другом – договора. Стоит напомнить, что книга учета не относится к документации со строгой формой, поэтому нарушением такая разлиновка не станет.

Как заполнить?

Журнал регистрации трудовых договоров должен вестись на предприятии в двух видах: электронном и бумажном.

Документ бумажного вида должен быть прошит, пронумерован и обязательно заверен руководителем организации. При регистрации трудового договора в графы вносятся все сведения, после чего журнал дается на подпись сотруднику. Для регистрации сотрудников, работающих по контракту, лучше завести отдельную графу. Важно уделить внимание заполнению последней страницы: здесь указывается дата закрытия журнала, дата сдачи его в архив. Он может быть закрыт и досрочно - в том случае, если кадровый работник обнаружил ошибки в заполнении, сразу происходит списание его в архив с указанием причины.

Электронный формат дублирует бумажную форму . Он куда удобнее для поиска необходимой записи и ввода типовой информации. Электронный журнал представляет собой чаще всего лист Excel или Word (что менее распространенно).

Но у такого формата есть и минус – личную подпись здесь не поставишь, поэтому приходится вести журнал учета трудовых договоров сразу в двух видах.

Наиболее частая ошибка, которую допускают кадровые специалисты при заполнении – это проставление в графе 1 (порядковый номер записи) номера договора. Кроме того, типичной ошибкой является дублирование даты заключения и расторжения договора цифрами в графах 7 и 8.

Внесение изменений

Внести изменения в журнал учета трудовых контрактов невозможно независимо от того, электронного формата он или бумажного. В программе должна быть предусмотрена невозможность изменения номеров, чтобы предупредить махинации со стороны кадрового работника.

В бумажный документ также изменения вносить нельзя. Если допущена ошибка, необходимо досрочно закрыть журнал, доложить начальству и открыть новый. В таком случае нарушения не будет.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров вовсе не обязательно, но достаточно удобно так, как позволяет быстро найти любую информацию и избавляет от необходимости хранить кипы документов. Наличие такого документа в компании – признак порядка и организации.

Журнал учета и регистрации трудовых договоров

Движение документа всегда сопровождается его регистрацией. Регистрация представляет собой запись учетных данных о конкретном документе в соответствии с установленной формой. Она фиксирует создание, отправление и получение документа.

Образец журнала регистрации и учета трудовых договоров

Внутренние документы проходят данную процедуру в день их подтверждения или подписания в отдельном порядке от входящих и исходящих потоков документов. Их подразделяют на разные группы (которые регистрируют отдельно друг от друга) в зависимости от вида. Нормативные акты не регламентируют формы регистрационных книг и журналов. Состав, а также расположение реквизитов работодатель определяет самостоятельно.

Например, регистрационный журнал трудовых договоров может иметь следующие графы: дату регистрации, регистрационный номер, структурное подразделение нового работника, должность, ФИО, внесенные изменения и примечание.

Установленный срок хранения, утвержденный Росархивом – 75 лет.

Скачать бланк журнала регистрации трудовых договоров (Размер: 58,5 KiB | Скачиваний: 2 857)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Источники:
101million.com, mirblankov.ru