справочник юриста

Бесплатная юридическая консультация 8 (800) 333-94-83 доб. 826

Образец документа письмо ответ

Как написать письмо-ответ?

Письмо-ответ является деловым письмом, которое составляется в ответ на официальный запрос либо письмо-просьбу. Такое письмо может содержать как положительное, так и отрицательное решение (в этом случае это письмо-отказ).

Поскольку речь идет о деловой переписке, существует ряд определенных правил, которым необходимо следовать при составлении письма:

Оперативность ответа.

В случае получения письма-просьбы или запроса, необходимо как можно быстрее дать официальный ответ. Промедление может, во-первых, выставить вашу организацию в невыигрышном свете и дать вашим компаньонам или клиентам повод считать вас ненадежным партнером. Во-вторых, несвоевременный ответ зачастую приводит к более серьезным последствиям: срыву поставок, нарушению договорных условий и др.

Правильное оформление.

Любое деловое письмо должно оформляться на фирменном бланке организации (если таковой имеется), содержать все требуемые реквизиты обеих сторон и выходные данные документа (полное название организаций, адреса, ОРГН, ИНН, регистрационный номер, дата составления, подпись, указание исполнителя и пр.).

Точность формулировок.

Письмо-ответ является композиционно и тематически зависимым документом по отношению к запросу, непосредственно в ответ на который оно составляется. То есть, в ответе должны содержаться те же термины, формулировки, совпадать основные смысловые аспекты и сохраняться последовательность изложения. Также в обязательном порядке должна быть ссылка на первичный документ. Однако не стоит забывать и о грамотности изложения. Если вдруг в инициативном документе содержатся грамматические и пунктуационные ошибки, переносить их в текст ответа не следует.

Как упоминалось выше, письменный ответ может содержать положительное или отрицательное решение. В первом случае ответ должен повторять содержание письма-запроса и включать в себя определенные устойчивые формулировки. К примеру: «В ответ на запрос вашей компании о … сообщаем/ направляем/ предоставляем информацию … и пр.». Далее же следует изложение сведений, которые запрашивались у вас.

Что касается отрицательного ответа, такое письмо строится следующим образом:

содержание запроса (можно выразить благодарность за обращение в вашу компанию)

причины отказа предоставления данных или удовлетворения другой просьбы

констатация отклонения предложения либо отказа.

При отказе следует использовать вежливые формулировки, чтобы не обидеть отправителя запроса. Возможные варианты: « К нашему глубокому огорчению …», «Вынуждены с сожалением сообщить», «К сожалению, наша компания не имеет возможности воспользоваться вашим предложением …».

Помимо этого, рекомендуется в случае отказа на запрос каких-либо сведений сообщать адресату данные о тех организациях, которые в состоянии предоставить требуемую информацию, когда и при каких условиях они могут это сделать (если вы располагаете соответствующими данными).

Образец документа: Письмо-ответ

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

Письмо-запрос. Образец письма-запроса. Пример письма-запроса

Содержание

Письмо-запрос - это коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, условия поставки, уточнить его наличие, сроки поставки, способ доставки, получить прайс-лист, каталоги и образцы продукции и т.п.

При составлении данного вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения.

Как написать письмо-запрос

Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа.

Документ: письмо

По состоянию на: 17.03.2010

Журнал: Справочник кадровика

Год: 2010

Автор: Андреева Валентина Ивановна

Тема: Документы кадровой службы, Неполное рабочее время, По инициативе работодателя, По иным основаниям, Оформление прекращения трудового договора

Рубрика: Кадровое делопроизводство

Работа кадровой службы не ограничивается оформлением документов внутри организации. Нередко приходится направлять уведомления и извещения работникам по месту жительства, представлять необходимую информацию в различные государственные органы, вести переписку по кадровым вопросам с другими работодателями. Сегодня в рубрике «Заполняем без ошибок» мы рассмотрим случаи, когда создается такой документ, как письмо, и разберем правила оформления служебных писем.

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заявки, претензии и др. Некоторые из этих документов создаются и в сфере трудовых отношений.

КОГДА ПИШЕМ ПИСЬМА

В ряде случаев кадровики в рамках своей деятельности вступают в переписку с работниками, различными организациями, государственными органами и т. д. Определим основные случаи, когда кадровая служба оформляет письма.

Основные разновидности писем, создаваемых кадровой службой, представлены в таблице 1. Во всех остальных случаях, когда кадровику требуется обратиться к гражданину или в организацию с письменной просьбой или дать письменный ответ на обращение, также создаются письма, оформляемые по правилам, на которых мы остановимся ниже.

Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления писем, исходящих из кадровой службы, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 1).

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЕМ

Независимо от разновидности служебного письма оно оформляется на бланке письма, в который вносятся реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Бланк письма представляет собой стандартный лист бумаги с заранее нанесенными постоянными реквизитами и отведенными строками для переменных реквизитов.

Требования к бланкам документов, в т. ч. к бланкам, на которых воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или гербы субъектов РФ, изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В ГОСТе предусмотрено три вида служебных бланков: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Таблица 1

Основные случаи создания писем кадровой службой

Бланк письма может быть изготовлен как типографским способом, так и на компьютере.

Бланк письма включает следующие реквизиты.

1. Наименование организации

Данный реквизит указывается в бланке письма в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Справочные данные об организации

Обратите внимание!

Реквизит «Справочные данные об организации» используется только в служебных письмах и не проставляется на внутренних документах

Эти данные необходимы для почтовой, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе. Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221.

В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных обозначений. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса:

• наименование юридического лица

• название улицы, номер дома, номер квартиры

• название населенного пункта (города, поселка и т. п.)

• название области, края, автономного округа (области), республики

• страна (для международных почтовых отправлений)

• почтовый индекс.

Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных, т. е. в письмах, оформляемых кадровой службой, эти реквизиты могут отсутствовать.

Проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код, который имеют все зарегистрированные юридические лица, включает восемь знаков, например: ОКПО 12345777.

В бланке письма обозначаются места расположения следующих переменных реквизитов: дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют на бланке в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Номер включает 13 знаков, например: ОГРН 1073654892746.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют на бланке в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН и КПП имеют соответственно 10 и 9 знаков, например: ИНН/КПП 7703628460/772001001.

Дата письма показывает время его подписания.

Дата подписания, а также даты, содержащиеся в тексте письма, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 15.03.2010.

После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г. 12 апреля 2010 года.

Довольно распространенной является ошибка датирования писем таким образом, когда дату на документе печатают при его изготовлении.

Неправильно:

Нужно помнить, что дату на письме проставляет должностное лицо, когда подписывает документ.

Правильно:

7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) письма - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому) письму.

В зависимости от вида документа, типа действующей у работодателя системы делопроизводства, наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части. В частности, при регистрации писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, например: № 126/05-06.

8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

В организации, имеющей в своем составе обособленные структурные подразделения, такие подразделения могут иметь собственные бланки писем (приложение 12) .

Документы адресуются организациям, конкретному должностному лицу или гражданину.

Наименование организации указывается в именительном падеже.

Не допускается адресование иным способом, например: « В Центр занятости населения ЮАО г. Москвы » или « Центру занятости населения ЮАО г. Москвы ».

Если документ адресован руководителю организации, то наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Обратите внимание!

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией

Наш совет Адресуйте документы конкретному должностному лицу: руководителю, его заместителю, руководителю структурного подразделения, специалистам. Это ускорит движение документов при их обработке в организации-получателе

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в государственные органы и фонды и постоянным корреспондентам.

При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии в порядке, указанном выше.

На документах, направляемых физическому лицу, обязательно проставляется адрес (после указания фамилии и инициалов получателя).

Заголовок к тексту

Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. В письмах заголовок обычно начинается с предлогов «о» или «об»: «Об отказе в заключении трудового договора», «О введении неполного рабочего времени».

Заголовок к тексту письма располагается в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка и записывается при регистрации письма в регистрационные формы.

Текст, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Должностные лица, уполномоченные подписывать письма, всегда выступают от имени организации, которая является автором письма, поэтому в переписке используются несколько форм изложения текста.

Кстати сказать

Общие требования к текстам служебных документов

Текст документа по структуре и принятым формулировкам непосредственно связан с видом и разновидностью документа. Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

• краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования

• объективность и достоверность информации

• составление по возможности простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними

• структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, основная часть, заключение

• использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся ситуаций.

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, так как при составлении

текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения

• точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.)

• краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей

• безличный характер изложения текста

• употребление специальныхтерминов

• использование сокращенных слов

• использование универсальных слов с неопределенным значением

• исключение из текста архаизмов

исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке, и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

В документах разных организаций описываются часто повторяющиеся однотипные управленческие ситуации, поэтому специалисты-до-кументоведы предлагают использовать унифицированные тексты документов с единой формой языкового выражения, наиболее точно передающей содержание конкретных действий или ситуаций.

Выполнение одного из важнейших требований к тексту документа - точное изложение его сути - в значительной степени зависит от правильности употребления слов и словосочетаний с учетом их значения и формы. Составляя текст документа, необходимо учитывать нормы словообразования, управления и употребления предлогов.

Таблица 2

Формы изложения текста в письме

В современной деловой переписке принято обращаться к адресату по общепринятой форме («вежливое обращение») с учетом его должности, служебного положения, сферы деятельности. После обращения чаще всего ставят восклицательный знак, а само обращение печатают на отдельной строке, центрованно относительно текста письма, например:

Уважаемая Наталия Игоревна!

Содержательная часть письма чаще всего представлена связным текстом, а при необходимости может иметь форму таблицы (приложения 6 и 7).

Отметка о наличии приложения

Такая отметка может иметь несколько вариантов оформления в зависимости от конкретной ситуации.

Таблица 3

Варианты оформления отметки о наличии приложения

Подпись

Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка.

Если письмо подписывают несколько должностных лиц, их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям (приложение 8).

Подпись располагается после текста письма (на последней странице) или после отметки о наличии приложения.

Отметка об исполнителе

Данная отметка указывает, кто из специалистов составлял текст письма, подписанный в дальнейшем руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию составителя документа без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.».

Кстати сказать

О почтовых отправлениях

Письмо - это почтовое отправление с письменным сообщением, а также иным вложением. Размеры и вес письма определяются Правилами оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221. Предельная масса - 100 г, предельные размеры: максимальный - 229 х 324 мм, минимальный - 110 х 220 мм или 114 х 162 мм.

Почтовое отправление с уведомлением о вручении - это такое отправление, при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление.

В зависимости от способа обработки почтовые отправления подразделяются на следующие категории:

1) простые - принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (или его законному представителю) без его расписки в получении

2) регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные) - принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату

(или его законному представителю) с его распиской в получении.

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

Вручение регистрируемых почтовых отправлений осуществляется при предъявлении документов, удостоверяющих личность.

Почтовые отправления при невозможности их вручения адресатам (их законным представителям) хранятся в объектах почтовой связи в течение месяца. Не полученные адресатами (или их законными представителями) регистрируемые почтовые отправления возвращаются отправителям за их счет по обратному адресу.

При этом почтовое отправление возвращается по обратному адресу в т. ч.

• при отказе адресата (его законного представителя) от его получения

• при отсутствии адресата по указанному адресу

• при невозможности прочтения адреса адресата.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма в левом нижнем углу.

ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Обратите внимание!

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации

Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

Письма регистрируются в день подписания. Обычно для этого используют журнал, предназначенный для регистрации исходящей документации. Регистрационная форма разрабатывается работодателем.

При регистрации исходящему документу присваивается регистрационный номер, о котором мы говорили выше.

Наш совет Отправляйте письма почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Это послужит доказательством, что отправленное письмо получено адресатом

После регистрации письмо отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте.

Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов необходимо проверить правильность их оформления, наличие всех приложений. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается и датируется.

Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Приложение 1

Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству

Приложение 2

Пример оформления уведомления работника о получении трудовой книжки

Приложение 3

Пример оформления уведомления работника о необходимости представить письменное объяснение

Приложение 4

Пример оформления отказа в заключении трудового договора

Приложение 5

Пример оформления письма об увольнении работника в порядке перевода

Приложение 6

Пример оформления уведомления органов службы занятости о сокращении численности работников организации

Пример оформления сведений, направляемых в военный комиссариат

Приложение 9

Пример оформления уведомления профсоюза о введении неполного рабочего времени

Служебные письма - это, как правило, письма, несложные по содержанию и не большие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между заинтересованными организациями.[11]

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. [8]

Каждой организации в своей деятельности приходится вести переписку. Наиболее распространенным видом письма, поступающего в организацию, является письмо-запрос. На письмо-запрос должен быть обязательно дан ответ. Поэтому мы рассмотрим и проанализируем, как правильно составить и оформить письмо-ответ.

Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). 1 [10]

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа (На Ваше письмо от №__. ). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит Ссылка на дату и номер поступившего документа, куда и вносятся сведения об инициативном письме. 2 [10]

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа.

Анализ научно-методической литературы в области делопроизводства, позволил разработать формуляр-образец письма-ответа с необходимым набором реквизитов. Приложение №2

В соответствии с формуляром образцом обязательными реквизитами письма-ответа являются: государственный герб, герб субъекта, эмблема или товарный знак, наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, резолюция, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке форматаА4),отметка о контроле, подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

Формулярный анализ письма-ответа Об официальном курсе иностранной валюты Приложение 1.

Анализируемое письмо-ответ в соответствии с требованиями оформлен на угловом бланке письма. Оформлен на бланке документов стандартного формата А4 (210 Х 297 мм).

С количественной точки зрения анализируемый документ имеет большинство необходимых реквизитов. Однако отсутствуют некоторые реквизиты. Отсутствие реквизита код организации осложняет идентификацию документа.

Отсутствие основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет. Согласно Постановления Правительства Российской Федерации О Едином государственном реестре юридических лиц от 16 июня 2002 г. № 438. ОГРН обязательно проставляется на бланках писем. 3 [5]

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН. Следовательно, данные реквизиты необходимо оформить, так как данные реквизиты выполняют идентификационную функцию. Упрощает идентификацию автора документа. Наличие данных реквизитов косвенно связано с юридической силой.

Резолюция, отметка о контроле отсутствуют. Так как отсутствует резолюцию, то отметка о контроле не нужна, они не влияют на юридическую функцию документа, однако следует учитывать, что отсутствие данных реквизитов снижает ответственность за исполнение.

Остальные реквизиты, предусмотренные формуляром образцом, присутствуют. Излишних реквизитов нет. В целом количественный состав реквизитов позволяет документу сохранять аутентичность.

Оформление имеющихся обязательных реквизитов в большинстве своем соответствует требованиям: реквизиты имеют верное месторасположение, включает необходимые элементы, расположенные в правильной последовательности.

Государственный герб Российской Федерации: Согласно закону Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ О Государственном гербе Российской Федерации Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланке Центрального банка Российской Федерации. Имеет право на изображение герба, так как филиалом Банка России. 4 [3]

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствует наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Включает в себя все необходимые элементы.

Сокращенное наименование организации приводятся, так как оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещено ниже полного наименования.

Так как филиал является автором документа, то его наименование указывается и располагается ниже наименования организации, что соответствует требованиям ГОСТ.

Федеральный закон от 10 июля 2002 г. О Центральном банке (Банке России) представляет собой основной нормативно-правовой акт, регулирующий правовое положение Центрального банка РФ, его функции и полномочия, органы управления и структуру, принципы организации и другие вопросы. Оформлено на русском языке. 5 [4]

Справочные данные об организации: Справочные данные об организации в анализируемом нами письме необходимо исправить в последовательности предусмотренных Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221. В соответствии с правилами составные части адреса должны быть расположены в такой последовательности: полное или краткое наименование организации (если адресатом является юридическое лицо) или фамилия, имя, отчество (если адресат - гражданин) название улицы, номер дома, номер квартиры название населенного пункта (города, поселка и т.п.) название района название республики, края, области, автономного округа (области) название страны почтовый индекс. 6 [6]

Дата документа оформлена арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Слово года нужно убрать, так как в цифровом способе оформления даты словестный способ не должен использоваться.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и индексации.

Так как анализируемый нами документ является ответом на поступившее письмо-запрос, то ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дан ответ. Верно оформлено от руки и влияет на юридическую силу документа.

В качестве адресата выступает должностное лицо. В анализируемом нами письме инициалы указаны после фамилии, а согласно ГОСТ при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Также предлог от должен быть оформлен в печатном виде, а не от руки.

Так как текст документа оформлен на бланке формата А4, то заголовок должен быть указан. Заголовок к тексту включает в себя: краткое содержание документа и должен быть исправлен на (Об официальном курсе иностранной валюты). Заголовок согласован с наименованием вида документа и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? Об официальном курсе иностранной валюты. Необходимо убрать курсив и кавычки, так как нет в стандарте.

Текст документа составлен на государственном языке Российской Федерации.

Текст документов оформлен в виде связного текста и состоит из двух частей. В первой части указаны основания. Так как документ является ответом на запрос, то в основаниях содержатся наименование документа, дата документа и регистрационный номер, во второй (заключительной) - ответ на запрос - курс иностранной валюты. Так как в регистрационном номере уже содержится дата и ссылка на документ, поступивший в организацию, то в тексте ссылка на этот документ является излишней.

Текст содержит несколько ответов на запрос и разбит на пункты, которые оформлены звездочкой и точкой, согласно ГОСТ Р 6.30-2003 пункты следует оформить арабскими цифрами.

В данном письме-ответе используют форма изложения от третьего лица единственного числа (расчетно-кассовый центр сообщает&hellip)

Тексту письма обеспечен нейтральный тон изложения. Текст нуждается в графической и содержательной корректировке: Текст делового письма нужно начать с обращения Уважаемый Борис Александрович , имя и отчество условны. Отделение деепричастия от главного слова уточняющей вставной конструкцией затрудняет восприятие и нарушает признаки точности и логичности. Необходимо исправить структуру текста и сделать ее более лаконичной и краткой. Однако это не влияет на управленческую сторону содержания письма, так как в тексте соблюдены основные требования к его форме.

Неоправданно выделены слова в тексте, необходимо выделить лишь такую информацию как сумма и дата, так как это информация является важной.

Так как документ оформлен на бланке, то реквизит подпись должен оформляться сокращенно, личная подпись расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Нужно убрать полное наименование должности, так как в этом нет необходимости

Необходимо добавить оттиск печати, так как это финансовый документ в котором содержится информация об официальном курсе валют.

Отметка об исполнителе в анализируемом нами документе является излишней, так как исполнителем и лицом подписавшим письмо является один и тот же человек.

В заключении следует сказать, что, несмотря на недочеты и отсутствие таких реквизитов как код организации, основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, резолюции отметки о контроле, в целом, документ оформлен, верно. Так как отсутствие данных реквизитов не влияет на юридическую и управленческую функции документа.

Отредактированный вариант письма-ответа представлен в приложении №3.

Формулярный анализ показывает, что использование формуляра-образца значительно облегчает составление и оформление писем-ответов и позволяет грамотно оформить документ и обеспечить тем самым юридическую силу.

Список использованных источников и литературы

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М. 2003.

Федеральный закон Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27.07.2006 № 149

Федеральный конституционный закон О Государственном гербе Российской Федерации от 25 декабря 2000 г. N 2

Федеральный закон О Центральном банке (Банке России)от 10 июля 2002 г.

Постановления Правительства Российской Федерации О Едином государственном реестре юридических лиц от 16 июня 2002 г. № 438.

Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221

Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов/ под ред. проф. Т.В. Кузнецова. - М. Издательский дом МЭИ, 2010.- 232 с.

Кузнецова Т.В Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Учебник для вузов. Кузнецова Т.В. Санкина Л.В. Быкова Т.А. и др. // ООО &ldquoИздательство ЮНИТИ-ДАНА&rdquo- 2000.

Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.2-е изд. обновленное. - СПб. Питер, 2011. - 176с.:ил. - (Серия Современный офис-менеджмент)

Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд. перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М. ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. - 456 с.

Басаков М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003: Учебное пособие.- 6-е изд. перераб. и доп. / М.И. Басаков.- М: Издательско-торговая корпорация Дашко и Ко, 2008. - 348с.

Образцы писем

Образец письма-запроса

Обычно текст письма-запроса начинают с разъяснения причин, мотивов вашего обращения. Примеры – «В соответствии с заключенным договором…», «В целях реализации ранее достигнутых договоренностей…», «На основании телефонного разговора…», «Для урегулирования спорных вопросов…» и т.д.

Вы также можете ссылаться на необходимые законодательные и иные нормативно-правовые акты. Тогда ссылка должна оформляться по образцу:

«В соответствии с п. 0 ст. 0 закона РК от 00.00.0000 № 00 «… полное название документа».

Указание на конкретный пункт или статью можно пропустить, но дальше всегда соблюдается последовательность – вид документа (постановление, приказ и т.д.) + автор этого документа + дата + его номер + его название.

Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений. И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.

В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.

Образец письма-ответа

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2013 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Как написать сопроводительное письмо

1. Из содержания письма должно быть понятно, какие именно документы вы направляете и что вы их действительно направляете. Отсюда следует несомненная польза сопроводительного письма – доказательство отправки требуемого.

2. После сообщения о направлении документов вы можете по ходу текста сопроводительного письма сделать пояснения и высказать просьбы. Но все ваши комментарии должны касаться отправляемых документов. Если вам надо послать сообщение тому же адресату по иному вопросу, то вы должны написать другое письмо.

3. Всегда проставляется отметка о наличии приложений под основным текстом письма (смотрите на образце). В ваших интересах сделать эту отметку. Она облегчает обработку почты адресату и в вашей организации, так меньше вероятность потерять приложения.

Вы можете назвать непосредственно в тексте письма отправляемые документы, тогда в отметке просто указывают количество листов и экземпляров. Выглядит так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз.».

Также допустимо в основном тексте письма не называть отправляемые документы, тогда они перечисляются в отметке. Будет выглядеть примерно так: «Приложение: программа семинара на 2 л. в 1 экз.».

Иногда адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному. Тогда отметка делается так: «Приложение: на 12 л. в 3 экз. только в первый адрес».

4. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам – образец это иллюстрирует. Есть много случаев, когда очень важно доказать не просто факт отправки, а выдержать конкретный срок.

При этом ответственность за своевременную подготовку сопроводительного письма ложится на непосредственного исполнителя, а организация отправки документов (почтовое отделение, нарочно и т.д.) – на службу делопроизводства.

Источники:
pro-document.ru, working-papers.ru, hr-portal.ru, www.scienceforum.ru, corp.delovoimir.kz