справочник юриста

Бесплатная юридическая консультация 8 (800) 333-94-83 доб. 826

Образец заполнения журнала полученных счетов фактур

Журнал учета и регистрации полученных счетов-фактур

Счета-фактуры, получаемые налогоплательщиками-покупателями от продавцов, должны учитываться и храниться в специальном журнале.

Регистрация полученных от продавцов счетов-фактур ведется по мере их поступления. На это следует обратить внимание, так как очень часто налогоплательщики подбирают счета-фактуры по мере принятия НДС к вычету, а не по мере их поступления в организацию.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и хранится вместе с полученными счетами в течении пяти лет с даты их выдачи.

Согласно п. 5 Постановления № 914 в журнале учета у покупателя импортера при ввозе товара на таможенную территорию Российской Федерации должны хранится грузовые таможенные декларации или их копии, заверенные в установленном порядке, и платежные документы.

полученных счетов-фактур

Скорее всего налогоплательщику будет неудобно хранить платежные документы в журнале учета. Платежные документы должны храниться в качестве приложений к выпискам банка (если оплата производилась безналичным путем) или в авансовых отчетах сотрудников организации (если оплата производилась наличными). Можно порекомендовать хранить в журнале копии платежных документов, заверенные руководством организации. На них следует сделать отметку о том, где находятся оригиналы.

На практике налогоплательщики-покупатели часто сталкиваются с ситуацией, когда счет-фактура, выписанный продавцом в одном отчетном периоде, попадает к налогоплательщику-покупателю значительно позже. В этом случае желательно подтвердить дату получения счета-фактуры. Для этого следует сохранить конверт с почтовым штемпелем или получить подпись курьера, доставившего документы.

Форма журнала учета полученных счетов-фактур законодательно не установлена. Поэтому он может вестись как в виде сводной таблицы, содержащей необходимые для учета поля, так и в виде подшивки счетов-фактур за определенный период (например, за налоговый период).

Регистрация счетов-фактур покупателями должна происходить в следующей последовательности:

1) присвоение документу порядкового номера, согласно журналу

2) запись в журнал данных из полученного счета

3) подшивка полученных счетов в журнал

4) перенос показателей счет-фактуры в книгу покупок. в момент возникновения права на принятие сумм НДС к вычету.

Кто и как должен вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур при УСН в 2015 году

Кто из упрощенцев должен вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур с 01.01.2015

С 1 января 2015 года обязанность вести журнал учета счетов-фактур возникает только у тех, кто ведет посредническую деятельность (подп. б п. 3 ст. 1 Федерального закона от 21.07.2014 № 238-ФЗ). В этой связи существуют три ситуации, когда при УСН нужно вести журнал учета.

Первая - если вы работаете по договорам комиссии или агентским соглашениям в качестве посредника и выставляет счета-фактуры либо получает их в интересах своего контрагента. Причем эта новая норма распространяется как на упрощенцев, так и на посредников - плательщиков НДС.

При обычной же продаже, облагаемой НДС, и выписке счета-фактуры плательщикам НДС не нужно оформлять журнал учета.

Вторая - если вы ведете посредническую деятельность на основании договора транспортной экспедиции и при этом суммы вознаграждения по договору включаете в состав своей налоговой базы.

Третья - если вы выполняете функции застройщика. В этих ситуациях вести журнал учета должны как плательщики НДС, так и упрощенцы.

Таким образом, для упрощенцев - налоговых агентов и тех, кто добровольно выписывает счета-фактуры, обязанность вести журнал учета счетов-фактур с 2015 года не возникает (п. 3 ст. 169 НК РФ в редакции Федерального закона от 21.07.2014 № 238-ФЗ). Подробнее про НДС при УСН смотрите в видео-курсе в Школе УСН . А если вы хотите узнать, когда при УСН нужно вести книгу продаж, загляните в другую статью на нашем сайте .

Микс-семинар для бухгалтеров на УСН

Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

Категории:

Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость утверждена форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его ведения.

Приложение N 3 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 г. N 1137

ФОРМА ЖУРНАЛА

(подпись) (ф.и.о.)

Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального

предпринимателя ___________________________________________________________

II. Правила ведения журнала учета полученных

и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах

по налогу на добавленную стоимость

1. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее соответственно - счета-фактуры, журнал учета), ведется налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, за каждый налоговый период на бумажном носителе либо в электронном виде. Журнал состоит из двух частей - части 1 Выставленные счета-фактуры (далее - часть 1 журнала учета) и части 2 Полученные счета-фактуры (далее - часть 2 журнала учета).

2. Налогоплательщики налога на добавленную стоимость, предусмотренные пунктом 5 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации, и налоговые агенты, не являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, ведут только часть 1 журнала учета в тех налоговых периодах, в которых регистрируют соответствующие счета-фактуры.

3. Счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета по дате их выставления, а также составления (исправления) в случаях, когда счета-фактуры, составленные налогоплательщиками, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, не передаются.

Счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), полученные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 2 журнала учета по дате их получения.

4. В случае если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, допускается составление продавцом такого счета-фактуры на бумажном носителе. При этом продавец переносит показатели из составленного счета-фактуры в электронном виде, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе. При составлении такого счета-фактуры на бумажном носителе организацией реквизиты счета-фактуры дополняются подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица. В частях 1 и 2 журнала учета в этом случае продавец и покупатель соответственно регистрируют только выставленный и полученный счет-фактуру на бумажном носителе. После выставления продавцом и получения покупателем такого счета-фактуры на бумажном носителе его перевыставление в электронном виде не допускается. Если на дату составления указанного счета-фактуры на бумажном носителе возникла необходимость внесения изменений в ранее составленный счет-фактуру в электронном виде, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру, покупателю направляется счет-фактура на бумажном носителе с реквизитами, исправленными в соответствии с приложением N 1 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. N 1137, и с указанием в строке 1а порядкового номера исправления и даты исправления. Если продавец выставил покупателю, а покупатель получил только счет-фактуру с исправленными реквизитами, в частях 1 и 2 журнала учета продавец и покупатель соответственно регистрируют только счет-фактуру с исправленными реквизитами.

5. В журнале учета указываются:

а) полное или сокращенное наименование налогоплательщика в соответствии с учредительными документами или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя

б) идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика

в) налоговый период, за который составлен журнал учета.

6. В части 1 журнала учета не подлежат регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), направленные продавцами покупателям, в отношении которых продавец не получил извещения от покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) при наличии у продавца подтверждения организации, обеспечивающей обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (далее - оператор электронного документооборота) с указанием даты и времени поступления файла оператору электронного документооборота от продавца.

7. В части 1 журнала учета указываются:

а) в графе 1 - порядковый номер записи:

счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного), выставленных:

продавцом при осуществлении операций, признаваемых объектом обложения налогом на добавленную стоимость, в том числе операций, указанных в статье 149 Налогового кодекса Российской Федерации, либо при осуществлении операций продавцом, применяющим освобождение от исполнения обязанности налогоплательщика в соответствии со статьями 145, 145.1 Налогового кодекса Российской Федерации

комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту), реализующему от своего имени товары (работы, услуги), имущественные права

комиссионером (агентом), реализующим от своего имени товары (работы, услуги), имущественные права покупателю

комиссионером (агентом) при приобретении им от своего имени для комитента (принципала) товаров (работ, услуг), имущественных прав комитенту (принципалу)

покупателем-налогоплательщиком продавцу при возврате продавцу принятых покупателем на учет товаров

продавцом при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав

налоговым агентом, указанным в пункте 1 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации

не подлежащего выставлению счета-фактуры (в том числе исправленного), составленного:

налоговым агентом, указанным в абзаце втором пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации

налогоплательщиком, осуществляющим операции, указанные в подпунктах 2 и 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса Российской Федерации

продавцом при получении сумм, указанных в статье 162 Налогового кодекса Российской Федерации

б) в графе 2 - дата выставления счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного).

В случае выставления в электронном виде счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного), подписанного электронной цифровой подписью в установленном порядке, в графу вносится дата поступления файла счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, исправленного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора, при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного), подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота. При повторном направлении (неоднократном направлении) в электронном виде одного и того же счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного) указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного).

Графа 2 не заполняется при регистрации не подлежащего выставлению счета-фактуры, составленного либо исправленного:

налоговым агентом, указанным в абзаце втором пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации

налогоплательщиком при получении сумм, указанных в статье 162 Налогового кодекса Российской Федерации

в) в графе 3 - код способа выставления счета фактуры (в том числе корректировочного):

1 - при регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочного), выставленного (составленного) на бумажном носителе

2 - при регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочного), выставленного (составленного) в электронном виде.

В аналогичном порядке указывается код способа выставления при регистрации исправленного (в том числе корректировочного) счета-фактуры

г) в графе 4 - код вида операции по перечню, определенному федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

В случае одновременного отражения нескольких операций в счете-фактуре (в том числе корректировочном), в исправленном счете-фактуре (в том числе корректировочном) указывается одновременно несколько кодов через разделительный знак

д) в графах 5 и 6 - номер счета-фактуры и дата составления счета-фактуры, указанные в строке 1 счета-фактуры

е) в графах 7 и 8 - номер корректировочного счета-фактуры и дата составления корректировочного счета-фактуры, указанные в строке 1 корректировочного счета-фактуры. При заполнении граф 7 и 8 в графах 5 и 6 указываются номер и дата составления счета-фактуры согласно строке 1б корректировочного счета-фактуры

ж) в графах 9 и 10 - номер и дата исправления счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), указанные в строке 1а счета-фактуры (в строке 1а корректировочного счета-фактуры). Эти графы не заполняются в случае отсутствия данных, отраженных в строке 1а счета-фактуры (в строке 1а корректировочного счета-фактуры)

з) в графе 11 - наименование покупателя, указанное в строке 6 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры (в строке 3 корректировочного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры)

и) в графе 12 - идентификационный номер налогоплательщика-покупателя и код причины постановки на учет налогоплательщика-покупателя, указанные в строке 6б счета-фактуры, исправленного счета-фактуры (в строке 3б корректировочного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры)

к) в графе 13 - наименование и код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют, указанные в строке 7 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры (в строке 4 корректировочного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры)

л) в графе 14 - стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по счету-фактуре, указанная в графе 9 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры. При отражении в части 1 журнала учета показателей по корректировочному счету-фактуре (исправленному корректировочному счету-фактуре) графа 14 не заполняется

м) в графе 15 - сумма налога на добавленную стоимость по счету-фактуре, указанная в графе 8 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры. При отражении в части 1 журнала учета показателей по корректировочному счету-фактуре (исправленному корректировочному счету-фактуре) графа 15 не заполняется

н) в графе 16 - разница, отражающая уменьшение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом налога на добавленную стоимость, указанная в строке Всего уменьшение (сумма строк Г) графы 9 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры)

о) в графе 17 - разница, отражающая увеличение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом налога на добавленную стоимость, указанная в строке Всего увеличение (сумма строк В) графы 9 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры)

п) в графе 18 - разница, отражающая уменьшение суммы налога на добавленную стоимость, указанная в строке Всего уменьшение (сумма строк Г) графы 8 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры)

р) в графе 19 - разница, отражающая увеличение суммы налога на добавленную стоимость, указанная в строке Всего увеличение (сумма строк В) графы 8 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры).

8. При отражении в части 1 журнала учета показателей по счету-фактуре (исправленному счету-фактуре) графы 16 - 19 части 1 журнала учета не заполняются.

При регистрации исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного) в графах 11 - 19 указываются исправленные данные. Если данные в графах 11 - 19 не исправлялись, в соответствующих графах указываются данные, отраженные в счете-фактуре (в том числе корректировочном) до внесения в него исправлений.

При выставлении счетов-фактур (в том числе корректировочных), исправленных счетов-фактур (в том числе корректировочных) на товары (работы, услуги), имущественные права, указанные в статье 149 Налогового кодекса Российской Федерации, либо при выставлении счетов-фактур (в том числе корректировочных) налогоплательщиками, указанными в статьях 145, 145.1 Налогового кодекса Российской Федерации, в которых отражены только операции, не облагаемые налогом на добавленную стоимость, в графы 15, 18 или 19 соответственно вносится запись без НДС .

При выставлении счетов-фактур (в том числе корректировочных), исправленных счетов-фактур (в том числе корректировочных) на товары (работы, услуги), имущественные права, в которых одновременно отражены операции, облагаемые по налоговым ставкам в размерах 10 и 18 процентов, и операции, не облагаемые налогом на добавленную стоимость, в графах 15, 18 или 19 соответственно указывается общая итоговая сумма налога по таким счетам-фактурам.

В случае отсутствия в налоговом периоде выставленных счетов-фактур (в том числе корректировочных), исправленных счетов-фактур (в том числе корректировочных), счетов-фактур, составленных (в том числе исправленных) и не подлежащих выставлению, графы части 1 журнала учета не заполняются, а заполняются только строки журнала учета.

9. В части 2 журнала учета не подлежат регистрации:

а) счета-фактуры (в том числе исправленные), составленные:

продавцом (при ведении журнала учета продавцом) при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав

налоговым агентом, указанным в абзаце втором пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации, являющимся налогоплательщиком налога на добавленную стоимость

продавцом при получении сумм, указанных в статье 162 Налогового кодекса Российской Федерации

б) корректировочные счета-фактуры (в том числе исправленные), выставленные продавцом (при ведении журнала учета продавцом) при уменьшении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

10. В части 2 журнала учета подлежат единой регистрации в хронологическом порядке по дате получения полученные счета-фактуры (в том числе корректировочные) и исправленные счета-фактуры (в том числе корректировочные).

11. В части 2 журнала учета указываются:

а) в графе 1 - порядковый номер записи счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного), полученных:

покупателем от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав, в том числе при перечислении продавцу оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав

комиссионером (агентом), реализующим от своего имени товары (работы, услуги), имущественные права, от комитента (принципала)

комиссионером (агентом), приобретающим от своего имени для комитента (принципала) товары (работы, услуги), имущественные права, от продавца этих товаров (работ, услуг), имущественных прав

комитентом (принципалом) от комиссионера (агента), приобретающего от своего имени для комитента (принципала) товары (работы, услуги), имущественные права

продавцом от покупателя-налогоплательщика в связи с возвратом продавцу принятых покупателем на учет товаров

б) в графе 2 - дата получения счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного).

В случае получения счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного) в электронном виде, подписанного электронной цифровой подписью в установленном порядке, в графу вносится дата направления покупателю оператором электронного документооборота файла счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного) продавца, указанная в подтверждении оператора электронного документооборота, при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного), подписанного электронной цифровой подписью покупателя и подтвержденного оператором электронного документооборота

в) в графе 3 - код способа выставления полученного счета-фактуры (в том числе корректировочного):

1 - при регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочного), полученного на бумажном носителе

2 - при регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочного), полученного в электронном виде (при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры).

В аналогичном порядке указывается код способа выставления при регистрации исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного)

г) в графе 4 - код вида операции полученного счета-фактуры по перечню, определяемому федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

В случае одновременного отражения нескольких операций в счете-фактуре (в том числе корректировочном), исправленном счете-фактуре (в том числе корректировочном) указываются одновременно несколько кодов через разделительный знак

д) в графах 5 и 6 - номер счета-фактуры и дата составления счета-фактуры, указанные в строке 1 счета-фактуры

з) в графе 11 - наименование налогоплательщика-продавца, указанное в строке 2 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры (в строке 2 корректировочного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры)

и) в графе 12 - идентификационный номер налогоплательщика-продавца и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца, указанные в строке 2б счета-фактуры, исправленного счета-фактуры (в строке 2б корректировочного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры)

л) в графе 14 - стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по счету-фактуре, указанная в графе 9 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры. При отражении в части 2 журнала учета показателей по корректировочному счету-фактуре (исправленному корректировочному счету-фактуре) графа 14 не заполняется

м) в графе 15 - сумма налога на добавленную стоимость по счету-фактуре, указанная в графе 8 счета-фактуры (исправленного счета-фактуры). При отражении в части 2 журнала учета показателей по корректировочному счету-фактуре (исправленному корректировочному счету-фактуре) графа 15 не заполняется

12. При отражении в части 2 журнала учета показателей по счету-фактуре (исправленному счету-фактуре) графы 16 - 19 части 2 журнала учета не заполняются.

При получении счетов-фактур (в том числе корректировочных), исправленных счетов-фактур (в том числе корректировочных) на товары (работы, услуги), имущественные права, указанные в статье 149 Налогового кодекса Российской Федерации, либо при выставлении счетов-фактур (в том числе корректировочных) налогоплательщиками, указанными в статьях 145, 145.1 Налогового кодекса Российской Федерации, в которых отражены только операции, не облагаемые налогом на добавленную стоимость, в графы 15, 18 или 19 соответственно вносится запись без НДС .

В случае отсутствия в налоговом периоде полученных счетов-фактур (в том числе корректировочных), исправленных счетов-фактур (в том числе корректировочных) графы части 2 журнала учета не заполняются, а заполняются только строки журнала учета.

13. Организация, реализующая (приобретающая) товары (работы, услуги), имущественные права через свои обособленные подразделения, если эти подразделения от имени организации выставляют покупателям (получают от продавцов) счета-фактуры (в том числе корректировочные), исправленные счета-фактуры (в том числе корректировочные), ведет журнал учета по организации в соответствии с настоящим документом.

Журнал учета, составленный на бумажном носителе, подписывается до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прошнуровывается, его страницы пронумеровываются. При этом страницы журнала учета, составленного организацией, скрепляются печатью этой организации.

Журнал учета за налоговый период, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при передаче журнала учета в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации.

Контроль за правильностью ведения журнала учета на бумажном носителе или в электронном виде, составленного организацией, осуществляет руководитель этой организации (уполномоченное им лицо), журнала учета, составленного индивидуальным предпринимателем, - индивидуальный предприниматель.

Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи.

14. Счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период.

15. Хранению в течение срока, предусмотренного пунктом 13 настоящего документа, подлежат следующие документы, не регистрируемые в журнале учета:

а) полученные документы:

заверенные в установленном порядке комиссионером (агентом), копии счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных), полученных комитентами (принципалами) на бумажном носителе, выставленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав комиссионеру (агенту) при приобретении для комитента (принципала) товаров (работ, услуг), имущественных прав и переданных комиссионером (агентом) комитенту (принципалу). В случае выставления продавцом счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных) в электронном виде комитент (принципал) должен хранить счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), выставленные продавцом указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав комиссионеру (агенту), полученные комиссионером (агентом) и переданные комиссионером (агентом) комитенту (принципалу)

таможенные декларации (их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем)), платежные и иные документы, подтверждающие уплату налога на добавленную стоимость, - в отношении товаров, ввезенных на территорию Российской Федерации

заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате налога на добавленную стоимость или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем), копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату налога на добавленную стоимость, - в отношении товаров, импортируемых на территорию Российской Федерации с территории государства - члена Таможенного союза

заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость - при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей

документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации, или их нотариально заверенные копии

первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), полученных имущественных прав в целях восстановления суммы налога в порядке, установленном подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации

б) переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации

в) иные документы, подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, - бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы налога в соответствии с пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации и платежно-расчетный документ, свидетельствующий о перечислении суммы налога в бюджет, подлежащий регистрации налоговым агентом, указанным в пункте 4.1 статьи 161 Налогового кодекса Российской Федерации, в книге продаж, дополнительном листе книги продаж и в случаях, установленных статьей 171 Налогового кодекса Российской Федерации, - в книге покупок.

Источник:

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 О формах и правилах заполнения (ведения) документов. применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость

12.13. ЗАПОЛНЕНИЕ ПОКУПАТЕЛЕМ КНИГ ПОКУПОК

И ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛОВ УЧЕТА ПОЛУЧЕННЫХ СЧЕТОВ-ФАКТУР

Покупатели товаров (работ, услуг) обязаны вести журналы учета полученных счетов-фактур и книги покупок (п. 3 ст. 169 НК РФ). Как вести журналы учета полученных счетов-фактур и книги покупок, разъясняется в Правилах.

Итак, покупатели ведут:

- журнал учета полученных от продавцов счетов-фактур, в котором хранятся оригиналы счетов-фактур (п. 1 Правил)

- книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами (п. 7 Правил).

Счета-фактуры, полученные от продавцов, подлежат:

- учету в журнале по мере их поступления (п. 2 Правил)

- регистрации в книге покупок по мере возникновения права на налоговый вычет.

Напомним, что вы вправе принять к вычету суммы входного НДС, предъявленные вам поставщиком при отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав), а также суммы НДС, которые вы уплатили поставщику при перечислении предоплаты в счет предстоящих поставок (ст. 171 НК РФ).

Примечание

Подробнее об условиях применения вычетов вы можете узнать в разд. 13.1.1 Условия для применения вычета и разд. 22.3 НДС с аванса для покупателя.

Также отметим, что при регистрации счета-фактуры на сумму НДС, уплаченную в составе аванса, в графах 4, 6, 8а и 9а книги покупок ставятся прочерки (абз. 25 Приложения N 2 к Правилам).

Счета-фактуры по товарам (работам, услугам) и имущественным правам, приобретенным для операций, облагаемых по разным налоговым ставкам или вообще не облагаемых НДС, регистрируются только на ту сумму, на которую покупатель получает право на вычет (п. 8 Правил, п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Авансовые счета-фактуры по товарам, которые приобретаются для использования как в облагаемых, так и в не облагаемых НДС операциях, регистрируются в книге покупок на всю сумму предоплаты (абз. 4 п. 8 Правил). Данная норма введена в Правила Постановлением Правительства РФ от 26.05.2009 N 451.

В книге покупок не регистрируются счета-фактуры:

- с одинаковыми реквизитами

- полученные при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг), включая основные средства и нематериальные активы

- полученные участником биржи (брокером) при осуществлении операций купли-продажи иностранной валюты, ценных бумаг

- полученные комиссионером (агентом) от комитента (принципала) по переданным для реализации товарам (работам, услугам), имущественным правам, а также по полученным от него авансам в счет предстоящей реализации

- выписанные продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав на имя комиссионера (агента) по товарам (работам, услугам), имущественным правам, а также по авансам в счет предстоящей реализации

- по авансам, осуществленным товарами, ценными бумагами или в иной безденежной форме

- по авансам, перечисленным за товары, работы, услуги, по которым НДС не принимается к вычету, а учитывается в стоимости товаров, работ, услуг (п. п. 2 и 5 ст. 170 НК РФ)

- по авансам, если авансовые счета-фактуры составлены и (или) получены после получения отгрузочных счетов-фактур

- не соответствующие установленным нормам их заполнения (п. п. 9, 11, 13, 14 Правил, Письмо УФНС России по г. Москве от 23.01.2009 N 19-11/004827).

СИТУАЦИЯ: Может ли покупатель регистрировать в книге покупок счета-фактуры, которые получены по факсу (без наличия оригиналов)?

Иногда покупатели регистрируют в книге покупок счета-фактуры, которые получили по факсу.

Однако отметим, что такие счета-фактуры однозначно вызовут претензии со стороны налоговых органов и в вычете вам откажут.

Более того, большинство судов поддерживают чиновников (см. например, Постановления ФАС Поволжского округа от 07.06.2008 N А55-11510/2007, от 18.03.2008 N А55-11507/2007-31). Судьи исходят из того, что счет-фактура должен содержать оригинальные подписи руководителя и главного бухгалтера поставщика (подрядчика, исполнителя).

Вместе с тем есть судебные решения, в которых суды признали правомерным вычет, заявленный на основании полученного по факсу счета-фактуры, поскольку при его составлении требования ст. 169 НК РФ не были нарушены (см. например, Постановления ФАС Московского округа от 14.10.2009 N КА-А40/10645-09, ФАС Уральского округа от 09.06.2008 N Ф09-4137/08-С2).

Примечание

Подробнее о практике арбитражных судов по данному вопросу вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по НДС.

12.13.1. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ (ИСПРАВЛЕНИЙ)

В КНИГУ ПОКУПОК. ЗАПОЛНЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ЛИСТА

КНИГИ ПОКУПОК. АННУЛИРОВАНИЕ СЧЕТА-ФАКТУРЫ

В случае необходимости внесения изменений в книгу покупок записи производятся в дополнительных листах, которые являются ее неотъемлемой частью (п. 7 Правил). Такая необходимость может возникнуть, например, при обнаружении ошибки в зарегистрированном ранее счете-фактуре или при составлении счета-фактуры в условных единицах (Письма Минфина России от 26.07.2011 N 03-07-11/196, от 23.07.2010 N 03-07-11/305).

Учтите, что в дополнительном листе вы можете только аннулировать ошибочный счет-фактуру. При этом записи об аннулировании производятся за тот квартал, в котором этот счет-фактура был зарегистрирован. О том, в каком налоговом периоде следует регистрировать исправленный счет-фактуру, в Правилах ничего не сказано. Налоговые органы настаивают на том, чтобы исправленный счет-фактура регистрировался в том квартале, в котором он получен, так как право на налоговый вычет возникает именно в этом периоде. Суды в основном придерживаются противоположной позиции.

Примечание

Более подробно указанный вопрос рассмотрен в разд. 13.1.1.3.1.2 Если получен исправленный счет-фактура.

Итак, при оформлении дополнительного листа вам необходимо сделать следующее:

1) в строку Итого перенести итоговые данные по графам 7, 8а, 8б, 9а, 9б, 10, 11а, 11б и 12 из книги покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован ошибочный счет-фактура

2) по строке в графах 1 - 12 записать показатели ошибочного счета-фактуры, который аннулируется

3) в строке Всего подвести итоги по графам 7, 8а, 8б, 9а, 9б, 10, 11а, 11б и 12 (из показателей строки Итого вычесть показатели записей ошибочного счета-фактуры)

4) показатели по строке Всего использовать для внесения изменений в налоговую декларацию.

Кроме того, необходимо учитывать некоторые особенности, если вы делаете аннулирующие записи в дополнительном листе книги покупок по авансовому счету-фактуре. А именно в графах 4, 6, 8а и 9а дополнительного листа вы должны проставить прочерки (предпоследний абзац Приложения N 4 к Правилам).

При внесении изменений в дополнительный лист книги покупок из показателей строки Итого вычитаются показатели подлежащих аннулированию записей по счетам-фактурам (последний абзац Приложения N 4 к Правилам).

Некоторые специалисты толкуют указанную фразу таким образом, что в дополнительном листе необходимо записывать реквизиты неправильного счета-фактуры, которые подлежат аннулированию, со знаком минус.

Однако в Правилах знак минус как таковой в составе показателей дополнительного листа книги покупок не упоминается. Кроме того, в разъяснениях контролирующих органов не содержится информации о необходимости записывать указанные реквизиты со знаком минус.

Например, организация Бета совершает как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции. В январе 2011 г. организация приобрела оборудование стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС 36 000 руб.). Оборудование планируется использовать для операций, не облагаемых НДС. 21 января 2011 г. организация получила от продавца счет-фактуру от 18.01.2011 N 25 и ошибочно зарегистрировала его в книге покупок. В декларации за I квартал организация заявила сумму НДС к вычету. 15 апреля 2011 г. главный бухгалтер обнаружил ошибку.

В данной ситуации организации следует 15 апреля 2011 г. заполнить дополнительный лист книги покупок за I квартал 2011 г. вписав туда показатели аннулируемого счета-фактуры от 18.01.2011 N 25.

Примечание

Образец заполнения дополнительного листа книги покупок, если аннулируется ошибочный счет-фактура, приведен в приложении 6 к настоящей главе.

На практике может возникнуть ситуация, когда вы обнаружите, что в истекшем налоговом периоде не зарегистрировали полученный счет-фактуру. Как быть в таком случае, ведь у вас отсутствует ошибочный счет-фактура, а значит, аннулировать нечего?

На этот вопрос ответила ФНС России. В частности, в п. 2 Письма от 06.09.2006 N ММ-6-03/896@ налоговики разъяснили, что в книгу покупок нужно внести соответствующие изменения путем оформления дополнительного листа за тот налоговый период, в котором получен незарегистрированный счет-фактура.

Для этого вам следует:

1) в дополнительном листе записать незарегистрированный счет-фактуру

2) к итоговым показателям дополнительного листа прибавить показатели зарегистрированного счета-фактуры.

Например, главный бухгалтер организации Бета 15 апреля 2011 г. обнаружил, что не зарегистрировал в книге покупок полученный 12 января 2011 г. счет-фактуру от 11.01.2011 N 37 на сумму 413 000 руб. (в том числе НДС 63 000 руб.).

В данной ситуации организации следует заполнить дополнительный лист книги покупок за I квартал 2011 г. вписав туда показатели счета-фактуры от 11.01.2011 N 37.

Примечание

Образец заполнения дополнительного листа книги покупок, если обнаружен незарегистрированный счет-фактура, приведен в приложении 7 к настоящей главе.

За период, в отношении которого были внесены исправления в книгу покупок, нужно подать корректирующую декларацию (Письма Минфина России от 26.07.2011 N 03-07-11/196, от 23.07.2010 N 03-07-11/305).

12.13.2. МОЖНО ЛИ ПРИНЯТЬ НДС К ВЫЧЕТУ,

ЕСЛИ НАРУШЕН ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ (ЗАПОЛНЕНИЯ) КНИГИ ПОКУПОК

На практике случается, что покупатели забывают регистрировать счета-фактуры в книге покупок либо допускают ошибки при ее заполнении. В результате сведения, указанные в книге покупок, не соответствуют суммам налога, подтвержденным первичными документами и отраженным в декларации.

Бывает и так, что покупатель не ведет книгу покупок. И тогда счет-фактуру просто негде регистрировать.

Возникает вопрос: а можно ли заявлять налоговый вычет в подобных случаях?

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

Есть решения судов, которые указывают на то, что нарушение порядка ведения книги покупок влечет отказ в применении вычета. Поэтому, если счета-фактуры в книге покупок не отражены, к вычету соответствующие суммы НДС принять нельзя (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 29.06.2009 N А78-4566/08, ФАС Волго-Вятского округа от 17.09.2008 N А82-14055/2007-28).

Но существует и противоположная позиция: нарушение порядка ведения журнала учета полученных счетов-фактур и книги покупок не может являться основанием для отказа в применении налогового вычета (Постановления ФАС Московского округа от 06.11.2009 N КА-А40/11648-09, ФАС Северо-Западного округа от 25.02.2009 N А56-11653/2008, ФАС Поволжского округа от 19.04.2011 N А55-19268/2010, от 22.10.2009 N А55-686/2009, ФАС Дальневосточного округа от 22.08.2008 N Ф03-А24/08-2/2635, ФАС Северо-Кавказского округа от 04.09.2009 N А53-24723/2008, ФАС Уральского округа от 29.09.2008 N Ф09-6975/08-С2, ФАС Центрального округа от 22.06.2009 N А14-15459-2008507/34, ФАС Волго-Вятского округа от 29.09.2008 N А28-660/2008-19/21).

Постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914 Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

С изменениями и дополнениями от:

15 марта 2001 г. 27 июля 2002 г. 16 февраля 2004 г. 11 мая 2006 г. 26 мая 2009 г.

Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 настоящее постановление признано утратившим силу

Согласно письму Минфина РФ от 31 января 2012 г. N 03-07-15/11 формы, утвержденные настоящим постановлением, могут применяться до 1 апреля 2012 г.

До утверждения Правительством РФ документов, предусмотренных пунктом 8 статьи 169 НК РФ (в редакции Федерального закона от 27 июля 2010 г. 229-ФЗ), составление и выставление счетов-фактур, ведение журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж осуществляются с учетом требований, установленных до дня вступления в силу Федерального закона от 27 июля 2010 г. 229-ФЗ

О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость см. письма МНС РФ от 21 мая 2001 г. N ВГ-6-03/404 и от 22 июля 2003 г. N ВГ-6-03/807

В соответствии со статьей 169 части второй Налогового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

2. Признать утратившими силу:

постановление Правительства Российской Федерации от 29 июля 1996 г. N 914 Об утверждении Порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 32, ст.3941)

постановление Правительства Российской Федерации от 2 февраля 1998 г. N 108 О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Российской Федерации от 29 июля 1996 г. N 914 Об утверждении Порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 6, ст.742)

постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2000 г. N 46 О внесении изменений в Порядок ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 4, ст.398).