справочник юриста

Бесплатная юридическая консультация 8 (800) 333-94-83 доб. 826

Как правильно оформить официальное письмо образец

9. Образцы написания деловых писем

Возможны два правильных варианта. Первый составлен в соответствии с правилами оформления бланков с угловым расположением реквизитов. Второй – активно применяется в большинстве организаций.

В отдельных случаях объяснительная записка передается руководителю организации для принятия решения, которое содержится в его резолюции.

Работник обязан написать объяснительную записку о допущенном нарушении на имя руководителя организации. В случае отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. Отказ работника дать объяснение не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ТК РФ ст. 193).

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины содержит следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения

дата

адресат (руководитель организации (структурного подразделения) с указанием его должности, инициалов и фамилий)

название вида документа (объяснительная записка)

текст

автор (должность, структурное подразделение)

подпись (личная подпись, инициалы и фамилия).

В тексте объясняются причины произошедшего – нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо задания и др. Документ пишется собственноручно работником или используется трафаретная форма, разработанная кадровой службой, в которую вносится только переменная информация. Объяснительная записка пишется в одном экземпляре.

Как написать письмо-запрос?

Письмо-запрос – это официальный документ, который направляется адресату для получения указанной в тексте информации (документации, ценностей и т.д.). Как написать письмо-запрос – об этом читайте ниже. Образец данного делового письма можно скачать в конце статье.

Письмо-запрос – это разновидность информационного письма. Оно позволяет в официальном, письменном виде обратиться к адресату с просьбой предоставить необходимые сведения.

Как написать письмо-запрос?

Так как данный документ относится к информационным письмам, то и оформлять его нужно в соответствии с правилами оформления деловой переписки.

Берется фирменный бланк организации и на нем указывается информация следующего вида:

Дата составления

Наименования лица, которому направляется запрос

Номер

Заголовок документа: «о получении документов», «о получении прайс-листа» и т.д.

Текст, содержащий запрос

Подпись ответственного представителя адресанта, печать.

В текст письма-запроса включается информация следующего содержания:

Цель и причина написания – суть запроса

Просьба предоставить необходимую информацию, сведения, ценности, документы и т.д.

Слова благодарности

Уверенность в продолжении сотрудничества.

Как правило, письмо-запрос пишется в том случае, если в устной форме не получается добиться желаемого. Тем не менее, никаких угрожающих фраз в тексте не должно быть, высказывается только просьба предоставить нужную информацию.

Если же ответа не последует, то письмо уже составляется в более угрожающей форме – письмо-предупреждение.

Ниже предлагаем скачать примеры оформления письма, содержащего запрос.

Образец письма-запроса на получение документов – скачать .

Образец письма-запроса на получение прайс-листа с ценами – скачать .

Бланк письма

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания))

04 - код организации

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

15 – адресат

18 - заголовок к тексту

19 - отметка о контроле

20 - текст документа

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов Адресат, Резолюция

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.

Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.

Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.

Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4)

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).

2 ответа:

Прежде всего нужно понимать, что пишите официальное письмо, значит его надо писать грамотно и по делу. Официальные письма отличаются от обычных четким пониманием "Кому" "Зачем" и "Почему". Также надо самому себе ответить на вопрос (или на вопросы)

Правильно написать официальное письмо не сложно, просто необходимо знать основные правила.

1. письмо должно быть набрано на компьютере.

2. использовать свои бланки, если их нет, тогда можно воспользоваться стандартные бланки с соответствующими конвертами.

3. Или, если бланк отсутствует возьмите напечатайте ваше имя, название и обратный адрес четырьмя или шестью строками ниже верхней части страницы.

4. расположите текст несколькими строчками ниже "шапки" официального бланка или обратного адреса. три строки - это стандарт для такого оформления.

5. выберите выравнивание: по левому краю или по ширине. пропустите две строки и введите полное имя получателя, название и адрес компании. имя получателя необходимо начинать например так - "Госпожа", "Господин", "Профессор".

6. пропустите от двух до четырех строчек и начните с приветствия, например "Уважаемый господин Петров".

7. опуститесь на две строки ниже и начинайте писать письмо, представьтесь в первом параграфе, если получатель вас не знает.

8. Далее изложите суть письма, заявив о главной цели написания. будьте краткими и лаконичными.

9.пропустите две строки и завершите письмо формулами вежливости. "С уважением", "Спасибо".

10. оставьте четыре пустые строки для подписи, а затем введите свое имя и должность. подпишите письмо собственноручно в специально отведенной строке.

Образец письма-ответа делопроизводство

Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте. Можно написать так сообщаем вам, что обязаны отрешиться от роли в конкурсе (наименование) из-за малой стоимости договора. Дело в том, что эталон письма путину в.в. Лучше письмо ответ на претензию писать на официальном бланке, если вы. Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и теме текст по отношению к письму-запросу.

Здрасти, на имя нашей организации был получен акт брака на изделие с перечислением недочетов, как верно написать ответное письмо с перечислением наших претензий? В ответе непременно должна быть ссылка на. Составить деловое письмо по одному из образцов до боли просто, а означает, значительно упрощается деловая переписка. От всей души признательны вам проявленный энтузиазм к климатической обстановке края и озабоченность экологическими неуввязками.

Деловое письмо образец делового письма - working-papers ru

Без помощи других освоил программное обеспечение, без помощи других и удачно проводил деловые переговоры, отлично управлял подчиненными и т. Как вернее написать вводную (ненаучную) часть письма, чтоб успокоить человека, поблагодарить за письмо и т. Реакцией на письмо-запрос является непременное письмо-ответ, составленное по существу вопросаов. Если вопрос в письме находится в компетенции других органов власти либо управления, письмо перенаправляется, о чём отправителю приходит извещение. По другому в огромных организациях ваш ответ может попасть другому спецу на выполнение либо даже в другой отдел. Письмо-подтверждение это служебное письмо, в каком адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов либо других материалов и т. В конечном итоге на данный момент нужно выяснить исполнено письмо либо нет, и и в целом поторопить. Сначала, ответ на вопрос, как писать письма. Чтоб избавиться от необходимости кропотливо подбирать фразы-клише, обдумывать каждый раз оформление письма, необходимо просто иметь готовый бланк письма и шаблоны писем.

Источники:
online-academy.ru, blandoc.ru, formz.ru, www.quickask.ru, bakushop.ru