ЮРПОМОЩНИК

справочник юриста

Главная » Письма на предприятии

Номер исходящего письма образец


номер исходящего письма образец

Деловое письмо

От того, насколько верно и грамотно составлено деловое письмо и коммерческое предложение нередко зависит успех коммерческих отношений. Именно поэтому данную документацию следует оформлять с учетом определенных правил.

Правило 1 . Каждое деловое письмо составляется на фирменном бланке компании. Предприятие самостоятельно разрабатывает свой фирменный бланк. Однако в нем в обязательно порядке должны присутствовать следующие сведения:

  • наименование организации (сокращенное или полное)
  • ее фактический адрес и телефон (факс)
  • адрес электронной почты или web-сайта.
  • К числу необязательных, но желательных реквизитов фирменного бланка можно отнести:

  • логотип компании
  • банковские реквизиты.
  • От того, насколько полной и достоверной является Ваша контактная информация, зависит время ожидания ответа на отправленное послание.

    Правило 2. Деловое письмо должно содержать регистрационный номер и дату составления. Как правило, эта информация проставляется в левом верхнем углу документа. Регистрационный номер присваивается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и позволяет отслеживать дальнейшее движение письма, как у отправителя, так и у адресата.

    Образец и пример написания

    Если деловое письмо является ответом, помимо исходящего регистрационного номера, оно должно содержать ссылку на номер входящего документа.

    Обязательная регистрации входящей и исходящей документации позволяет упорядочить движение деловой переписки на предприятии.

    Правило 3. Чуть ниже регистрационного номера размещают шапку письма. Шапка состоит из наименования должности и ФИО адресата, которые указываются в правом верхнем углу, а также из непосредственного обращения к вышеуказанному адресату. Чаще всего в конце обращения ставится знак восклицания (например, «Уважаемый Степан Ильич!»).

    Правило 4. Шрифт письма должен быть одинаковым на всем документе. От выбора шрифта напрямую зависит восприятие послания адресатом, поэтому шрифт не должен быть слишком мелким или крупным. Стандартом деловой переписки считается использование 12-го размера кегля шрифта Times New Roman с единичным межстрочным интервалом.

    Исключение можно сделать для личной переписки, например, приглашений или поздравлений. В данном случае допускается более свободное оформление.

    Правило 5. Еще одним обязательным реквизитом делового письма являются сведения об исполнителе:

  • должность и ФИО (желательно полностью, чтобы собеседнику было удобнее обратиться к данному лицу)
  • номер рабочего либо мобильного телефона
  • адрес электронной почты.
  • Данная информация позволит получателю в кратчайшие сроки найти человека, составившего документ, и обратиться с ответом непосредственно к нему, что поможет существенно сократить время деловых переговоров, осуществляемых посредством переписки.

    Образец на английском языке

    Информация об исполнителе помещается в конце документа. Для ее указания принято использовать более мелкий шрифт, чем шрифт, используемый при написании основного текста письма.

    Правило 6. Необходимым условием составления деловой документации служит наличие полей. В большинстве случаев левое поле принимается равным трем сантиметрам, правое - полутора сантиметрам. Более широкое левое поле позволяет без труда ознакомится с содержанием документа после ее архивной подшивки.

    Правило 7. Письма, составленные на двух и более листах, подлежат нумерации. Номер страницы рекомендуется вставлять с помощью колонтитулов и помещать в правом нижнем углу листа. Нумерация страниц поможет избежать путаницы и оценить объем получаемого послания.

    Правило 8. Если деловое письмо содержит приложения, их следует оформлять на отдельных листах. Информация об имеющихся приложениях указывается между основным текстом письма и подписью составителя или иного должностного лица. В случае наличия нескольких приложений, они указываются в виде списка.

    Листы приложений могут нумероваться отдельно по каждому приложению, либо вместе с основным письмом.

    Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

    сквозная нумерация Исходящих документов

    СПАСИБО! для кадровых документов возьму себе для образца!

    я чё-то ентот основополагащий момент упустила

    ну тоды так:

    1 вариант - ясный перец для лохов - банальное 1.2.3.4.

    2. присвоить каждому сотруднику инвернтарный номер + сквозная нумерация: 1\1, 5\2, 2\3, где числительное - код сотрудника, а в знаменателе - сквозной номер по тетрадочке

    3. присвоить каждому сотруднику инвентарный номер+ сквозная нумерация по тетрадочке+обознчение года. итак: 1\1-2009 или для большей таинственности 5\2-09

    4. помимо индивидуального номера, сопровождать индекс письма личной анограммой (или как оно там обзывается? корече буквами фамилии) А1\1-09, Ц5\2-09 или даже так ИИВ2\3-09

    5. из номенклатуры пристрочить номер дела по-босяцки: 1-2\76 (расшифровку смотри в предыдущем моем посте) или по наворотистее, с использованием всех описанных прибабахов: А1-2\76-09.

    если и этого мало, тогда мое радикальное средство из самых потаенных глубин мироздания: дополнить номер письма номером мобильного телефона

    Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

    Регистрация исходящих документов

    Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих  документов. о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов ).

    Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

    Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

    Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

  • исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например, переписка с подведомственными организациями, по территориальному признаку и т.д.)
  • приказы по основной деятельности
  • распоряжения по основной деятельности
  • приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения еще подразделяют – о приеме, переводе, увольнении (75 лет), очередные отпуска (5 лет) и т.д.)
  • докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается совместно регистрировать с внешними деловыми письмами)
  • иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т.д.).
  • На бланке письма. бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).

    Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.

    Следующее правило - однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.

    Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов ).

    В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

    Форма журнала регистрации исходящих документов

    Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.

    Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).

    Нумерация исходящих писем и приказов.

    Порядковый регистрационный номер присваивается, начиная с номера 1, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.

    Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

    Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей:

    - порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года

    - номера дела по номенклатуре дел.

    Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:

    - для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ

    - для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 — очередной порядковый номер.

    В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

    Источники:
    mirblankov.ru, sekretar-info.ru, delo-ved.ru, www.sekretariat.ru

    Следующие статьи:


    14 декабря 2017 года


    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения


    Образец протокола годового собрания акционеров

    Образец протокола годового собрания акционеров

    Сшивка устава образец

    Сшивка устава образец

    Иск на бездействие судебного пристава образец

    Иск на бездействие судебного пристава образец

    Подпись по доверенности образец

    Подпись по доверенности образец

    Как оформить прицеп по наследству в гибдд

    Как оформить прицеп по наследству в гибдд

    Доверенность на принятие и отказ от наследства

    Доверенность на принятие и отказ от наследства

    Благодарственное письмо другу образец

    Благодарственное письмо другу образец

    Благодарственное письмо за проведение мероприятия образец

    Благодарственное письмо за проведение мероприятия образец

    Образец заполнения дневника по практике медсестры

    Образец заполнения дневника по практике медсестры

    Отказ от части наследства не допускается

    Отказ от части наследства не допускается

    Сколько стоит оформление наследства по закону

    Сколько стоит оформление наследства по закону

    Отказ от наследства как вернуть все обратно

    Отказ от наследства как вернуть все обратно