ЮРПОМОЩНИК

справочник юриста

Бесплатная юридическая консультация 8 (800) 333-94-83 доб. 826

» Учредительные документы

Формуляр образец решения

Формуляр-образец ОРД

Общие сведения

Формуляр-образец организационно-распорядительного документа

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры нолей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты» 4 .

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 . ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

Ø федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления

Ø предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.

е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

Формуляр - совокупность реквизитов, из которых состоит документ.

Типовой формуляр – формуляр, характерный для конкретного вида документов например, приказа, акта. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте Р6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы, включенные в ОКУД. В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для каждого реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учётом максимального набора знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Формуляр–образец документа – модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов.

Формуляр–образец документа является шаблоном, по которому должны составляться документы. Формуляры-образцы, как правило, приводятся:

Ø в стандартах

Ø в инструкциях

Ø в методических пособиях по ДП

схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична, различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия.

Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.

Формуляр–образец служит целям унификации и стандартизации документов.

На основе государственных формуляров–образцов могут разрабатываться формуляры–образцы для какой-либо отрасли или конкретного предприятия.

Единые требования к оформлению всех документов, входящих в систему ОРД, унифицированы и закреплены в ГОСТ Р6.30–97. Стандарт обязателен для применения во всех организациях, независимо от организационно-правовой формы. Данные требования по оформлению документов обязательны в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает максимальный набор реквизитов . используемых при оформлении документов, и определяет место их расположения на документе .

Состав реквизитов в конкретном документе зависит от его вида. Отсутствие даже одного реквизита приводит к тому, что документ теряет юридическую силу и становится недействительным .

Формуляр-образец применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей . - не более: 20 мм - левое 10 мм - правое 20 мм - верхнее 20 мм - нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти всегда закрыто.

При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом - реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъекта Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.

Правое поле - 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Расчет положения реквизитов на рабочем поле документа по знакам печати для формата А4 и А5

Инструкция для лиц, заполняющих формуляр жалобы в соответствии со статьей 34 Конвенции

Введение

Цель данной инструкции заключается в том, чтобы помочь Вам заполнить формуляр жалобы в Суд. Пожалуйста, прочтите ее внимательно перед тем, как заполнять формуляр, а затем в процессе заполнения каждой части формуляра обращайтесь к ней.

Заполненный формуляр будет являться Вашей жалобой в Суд в соответствии со статьей 34 Конвенции. Он будет основой для рассмотрения Вашего дела Судом. В связи с этим необходимо заполнить формуляр полно и аккуратно, даже если это подразумевает повторное изложение информации, которую Вы уже предоставляли в Секретариат ранее.

Формуляр включает в себя 8 разделов. Вам нужно заполнить формуляр таким образом, чтобы Ваша жалоба содержала всю необходимую информацию, требуемую в соответствии с Регламентом Суда. Ниже Вы найдете пояснения по заполнению каждой части формуляра в отдельности, а также текст статей 45 и 47 Регламента Суда.

Инструкции по заполнению формуляра

I. "Стороны" - статья 47 § 1 (a), (b) и (c)

В случае, если жалоба подается более чем одним заявителем, Вы должны предоставить всю требуемую информацию о каждом из них (если потребуется, на отдельном листе).

Заявитель может назначить лицо, которое будет представлять его интересы. Таким представителем должен быть адвокат, имеющий право практиковать в каком-либо из государств-участников Конвенции и проживающий на территории одного из них, или любое другое лицо, одобренное Судом. В случае, если заявитель представлен иным лицом, соответствующие данные должны быть указаны в этой части формуляра. Секретариат Суда будет вести переписку только с этим представителем.

II. "Изложение фактов" - статья 47 § 1 (d)

Вы должны ясно и четко изложить факты, являющиеся предметом Вашей жалобы. Попытайтесь изложить события в той последовательности, в которой они имели место. Укажите точные даты. Если Ваши жалобы касаются нескольких вопросов (например, ряда различных судебных разбирательств), Вы должны описать каждый из них в отдельности.

III. "Изложение имевшего(-ших) место, по мнению заявителя, нарушения(-ий) Конвенции и/или Протоколов к ней и подтверждающих аргументов" - статья 47 § 1 (e)

В этой части формуляра Вы должны как можно более точно разъяснить, в чем состоит Ваша жалоба на основе Конвенции. Укажите, к каким положениям Конвенции Вы апеллируете, и объясните, почему Вы считаете, что изложенные Вами в части 2 факты повлекли за собой нарушения этих положений.

Вы увидите, что некоторые статьи Конвенции допускают вмешательства, при определенных обстоятельствах, в права, гарантируемые этими статьями, (см. к примеру, подпункты (а)-(f) статьи 5 § 1 и § 2 статьи 8 - 11). Если Вы основываетесь на подобного рода статье, попытайтесь объяснить, почему Вы считаете вмешательства, против которых Вы выступаете, неоправданными.

IV. Заявление в соответствии со статьей 35 § 1 Конвенции - статья 47 § 2 (а)

В этой части Вы должны изложить сведения об использованных Вами внутренних средствах защиты. Вы должны заполнить каждый из трех пунктов этой части и указать для каждой жалобы на отдельном листе информацию, которая от Вас требуется. В пункте 18 Вы должны указать, имелись ли еще какие-либо средства защиты, предоставляющие Вам возможность пересмотра дела, к которым Вы не прибегли. Если такое средство существует, Вы должны описать его (например, назвать судебную или иную инстанцию, в которую могла бы быть направлена жалоба) и объясните, почему Вы к нему не прибегли.

V. Изложение предмета жалобы - статья 47 § 2 (b)

В этой части Вы должны коротко указать, каких результатов Вы ожидаете, подавая Вашу жалобу в Суд. Вы также должны указать общие требования по справедливому возмещению, которые Вы хотели бы выдвинуть, в соответствии со статьей 41 Конвенции.

VI. Другие международные инстанции, где рассматривалось или рассматривается дело - статья 47 § 2 (b)

Здесь Вы должны указать, представляли ли Вы когда-либо жалобы, являющиеся предметом Вашего обращения в Европейский Суд, на рассмотрение в какие-либо другие компетентные международные инстанции. Если таковое имело место, Вы должны указать полностью соответствующие подробности, включая название органа, в который Вы представили Ваши жалобы, точные даты, сведения о разбирательствах, которые имели место, а также соответствующих решениях, которые были приняты. Вы должны также представить копии этих решений и других документов.

VII. Список документов - статья 47 § 1 (h)

(Не прилагайте оригиналы документов, а исключительно копии)

Не забудьте приложить к Вашей жалобе, а также указать в списке все судебные и иные решения, упомянутые в частях IV и VI, а также любые другие документы, которые, по Вашему мнению, Суд мог бы принять в качестве доказательств (протоколы слушаний, заявления свидетелей и т.д.). Приложите любые документы, которые проясняют судебное или иное решение, а также текст самого решения. Представьте исключительно те документы, которые имеют отношение к жалобам, представленным Вами в Суд.

VIII. Заявление и подпись - статья 45 § 3

Если петиция подписывается представителем заявителя, к ней должна прилагаться доверенность, подписанная самим заявителем (если таковая не была представлена ранее).

Статьи 45 и 47 Регламента Суда.

Статья 45

(Подписи)

1. Любая жалоба, в соответствии со статьей 33 или 34 Конвенции, подается в письменной форме и подписывается заявителем или его представителем.

2. Жалоба, поданная неправительственной организацией или группой лиц, должна быть подписана лицами, уполномоченными представлять подобного рода организацию или группу. Соответствующая Палата или Комитет определяет, действительно ли лица, подписавшие жалобу, наделены соответствующими полномочиями.

3. В случае, если заявители представлены в соответствии со статьей 36 данного Регламента, их представитель или представители должны предоставить письменную доверенность.

Статья 47

(Содержание индивидуальной жалобы)

1. Любая жалоба, в соответствии со статьей 34 Конвенции, подается на бланке формуляра жалобы, выданном Секретариатом, если Председатель не решит иначе. Он содержит следующее:

а. Имя, дата рождения, гражданство, пол, род занятий и адрес заявителя

b. Имя, род занятий и адрес представителя

c. Указание Высокой Договаривающейся Стороны, против которой подается жалоба

d. Краткое изложение фактов

e. Краткое изложение имевшего(их) место, по мнению заявителя, нарушения(ий) Конвенции и соответствующих аргументов, его (их) подтверждающих

f. Краткое заключение относительно соответствия жалобы заявителя критериям приемлемости, содержащимся в статье 35 § 1 Конвенции (исчерпание внутренних средств защиты и соблюдение шестимесячного срока)

g. Предмет жалобы, а также общие требования по справедливому возмещению, которые заявитель хотел бы выдвинуть, в соответствии со статьей 41 Конвенции

и сопровождающие документы

h. Копии любых относящихся к делу документов и, в особенности, судебных или иного рода решений, соответствующих предмету жалобы.

2. Кроме того, заявители должны:

а. Представить информацию, в частности, соответствующие документы и решения, упомянутые выше в пункте 1 (h), позволяющие установить, что были соблюдены критерии приемлемости, изложенные в статье 35 § 1 Конвенции (использование всех внутренних средств защиты и соблюдение шестимесячного срока)

б. Указать, обращались ли они со своими жалобами по тому же основанию в какую-либо иную международную инстанцию.

3. Заявители, которые не желают разглашения своих имен, должны указать это и представить информацию о причинах, оправдывающих такое отступление от обычных правил гласности судебного разбирательства в процессе рассмотрения дела Судом. Председатель Палаты может принять решение об анонимности заявителя в исключительных и должным образом обоснованных случаях.

4. Несоблюдение условий, изложенных выше в параграфах 1 и 2, может привести к отказу в регистрации жалобы и невозможности рассмотрения ее Судом.

5. Датой подачи жалобы, как правило, считается дата поступления от заявителя первого письменного заявления, излагающего хотя бы в краткой форме предмет жалобы. Суд, если сочтет это оправданным, может тем не менее принять другую дату в качестве даты подачи жалобы.

6. Заявители информируют Суд о любых изменениях всех обстоятельств, касающихся жалобы, а также об изменениях места жительства.

Официальный адрес Европейского Суда по правам человека:

European Court of Human Rights

Council of Europe

F - 67075 Strasbourg-Cedex

Tel: 33 (0)3 88 41 20 18

Fax: 33 (0)3 88 41 27 30

Требования к оформлению документов. Формуляр-образец, реквизиты, бланки.

Опубликованный материал нарушает авторские права? сообщите нам.

Под оформлением документов понимают соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений определенных требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах.

Одним из таких документов является ГОСТ Р 6.30-2003, УСД, требования к оформлению документов. Он устанавливает единые правила и требования к оформлению документов, составу реквизитов и определяет формуляр-образец документа.

Реквизиты документа – обязательные признаки документа (информационные элементы: дата, текст, подпись, печать), установленные законодательным нормативным документом - ГОСТом.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации

02 - герб субъекта Российской Федерации

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 - код организации

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (новый)

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (новый)

07 - код формы документа

08 - наименование организации

22 - подпись

23 - гриф согласования документа

24 - визы согласования документа

25 -оттиск печати

26 - отметка о заверении копии

27 - отметка об исполнителе

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 - отметка о поступлении документа в организацию

30 - идентификатор электронной копии документа.

Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, т. к. набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.

Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные – в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно в процессе подготовки конкретного документа.

На формуляре-образце при оформлении документов реквизиты формируются в 3 части:

Заголовочная – начало документа, где содержатся сведения об организации или авторе документа и первичные данные о самом документе (реквизиты 1-16).

Содержательная – главная часть документа, где раскрывается его смысл и назначение (реквизиты 17-20), текст документа.

Оформляющая – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей части также располагаются вспомогательные делопроизводственные отметки, облегчающие работу с документом.

Формуляр-образец – модель построения документов, на которой реквизиты расположены в определенной последовательности. Он указывает место реквизитов на листе бумаги, определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле – место, где располагаются реквизиты. Служебное поле предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами, содержащими информацию об организации или авторе документа, отсутствие которых лишает документ юридической силы. Для документа длительного срока хранения используют официальный или фирменный бланк, который изготовляется типографским способом или с помощью специального штампа. Для документа временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами на компьютере.

Осн. форматы бланков – А4, А5.Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов.

Виды служебных бланков:

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты адресных данных организаций-получателей писем.

Бланк конкретного вида документа применяются, если в организации применяется большое количество документов конкретного вида.

2. Документационное обеспечение управления в туризме. Системы документации: организацнонно-правовая, распорядительная, информационно-справочная. Назначение. Функции

ДОУ – отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование, организацию работы с документами и систематизацию их архивного хранения.

Любое управленческое решение сопровождается составлением документа. Аппарат управления реализует свои функции посредством организационно-распорядительных документов. При этом документ выступает результатом отражения фактов, событий, явлений мыслительной деятельности человека. Процесс управления включает след. осн. документируемые операции: сбор и обработка документной инфо, подготовка решения, принятие и документирование этого решения, доведение решения до исполнителя, исполнение решения, контроль исполнения, передача инфо по вертикальным и горизонтальным связям, хранение и поиск инфо. Качество инфо определяет качество управления.

ДОУ включает след.осн. процессы: фиксация управляющих воздействий или данных по состоянию дел в организации на офиц. носителях, своевременное предоставление инфо в офиц. порядке руководству, оперативное и долговременное хранение документов.

Значение ДОУ: правильная организация работы с документами снижает время необходимое для поиска инфо, повышает точность и своевременность инфо, устраняет её избыточность.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимоувязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяют на: управленческие, научные, технические, технологические, производственные и т.д.

Основные управленческие функции (организация, планирование, регулирование, координация, контроль) реализуются с помощью следующих систем: система организационно-правовой документации, система плановой документации, система распорядительной документации, система договорной документации, система отчетной документации.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) включает следующие системы документации:

1. Система организационно-правовой документации (учредительный договор, устав, положение об учреждении, положение о структурном подразделении, штатное расписание, должностная инструкция, регламент, инструкция)

2. Система распорядительной документации (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание)

3. Система информационно-справочной документации (справка, протокол заседания, акт, докладная, служебная, объяснительная записки, служебное письмо, электронное сообщение, телеграмма, (телетайпограмма), телекс, факсограмма (телефакс, факс), телефонограмма, предложение, представление, заключение, отзыв, сводка, перечень, список).

Система организационно-правовой документации. Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. В составе организационной функции выделяются подфункции:

1. Создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы

2. Регистрация организации

3. Установление ее структуры

4. Определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ЕТС)

5. Регламентация деятельности структурных подразделений и работников

6. Формирование коллегиальных и совещательных органов управления

7. Регламентация деятельности аппарата управления

8. Лицензирование деятельности в необходимых случаях

9. Установление режима работы и системы охраны

10. Организация труда работников и оценка труда работников

11. Реорганизация предприятия

12. Ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах. Организационная деятельность предприятия фиксируется в организационно-правовых документах, которые содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, а также функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность и др.

Организационно-правовые документы основаны на нормах административного права и обязательны для исполнения. Они являются правовой основой деятельности организации. Они в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом (вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом) или руководителем структурного подразделения.

По сроку действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют до их отмены или утверждения новых (кроме штатного расписания, которое утверждается ежегодно).

По системе управления организационно-правовые документы движутся сверху вниз .

В особую подгруппу из организационно-правовых документов выделяют учредительные документы (учредительный договор и устав организации):

Учредительный договор – документ, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица и выхода учредителей из его состава.

Устав – правовой акт, определяющий статус, организацию, структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса РФ.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность и порядок деятельности. На основании положений действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие организации. Это органы власти и управления.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, с помощью которых регулируют организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специализированные стороны деятельности организаций, их подразделений и должностных лиц.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Система распорядительной документации . Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно- распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы.

Назначение распорядительной документации

- регулировать и координировать деятельность, которая позволит органу управления:

- обеспечить реализацию поставленных перед ним задач

- получить максимальный эффект от своей деятельности.

В распорядительных документах фиксируются решения, которые отражают:

1. совершенствование организационной структуры учреждения

2. определение и способы осуществления основной или производственной деятельности

3. обеспечение организации финансовыми, трудовыми и информационными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, которые идут сверху вниз по системе управления. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, в них содержатся основные властные предписания субъектов управления.

По сфере действия распорядительные документы делят на:

- правовые акты федерального уровня,

- правовые акты действующие на уровне субъектов РФ,

- правовые акты организаций, учреждений и предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

1. Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и решений вышестоящих органов, а также ранее принятых решений данной организации

2. Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Все распорядительные документы делят на две группы:

документы, создаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения)

документы единоличного принятия решения (приказы, распоряжения, указания).

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, которые стоят перед этими органами и для установления стабильных норм и правил.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организации в целях разрешения наиболее важных вопросов деятельности этой организации.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих пред организацией. Он может касаться широкого круга организаций и лиц.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, для разрешения оперативных вопросов. Этот документ имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями. Он издается по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

История возникновения, развития и изменения отдельных элементов формуляра документов

организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.

В состав УСД вошла Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), включающая три государственных стандарта, альбом унифицированных форм документов, методические указания по их применению.

Развитие делопроизводства в 1970-80-е гг. явилось основой для развития современного делопроизводства в организациях Российской Федерации.

2. Формуляр документа

Каждый отдельный документ состоит из ряда реквизитов. Для каждой системы документов определен характерный для нее комплекс соответствующих реквизитов. Каждому документу из конкретной системы документов присущ свой индивидуальный набор реквизитов.

Например, для ряда документов (которые федеральные органы власти и их подразделения выдают физическим лицам для удостоверения их личности или их статуса), состав реквизитов определен действующим законодательством Российской Федерации. К этим документам относятся паспорт, водительские права, трудовая книжка, свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы и другие.

Для официальных и служебных документов комплекс реквизитов определяет Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003. Всю систему официальных и служебных документов можно разделить на группы документов, выполняющих конкретные управленческие функции. Каждая группа документов характеризуется соответствующим набором реквизитов. Соответственно, для каждого документа в этой группе имеется уже свой конкретный перечень реквизитов.

Перечень реквизитов, из которых состоит тот или иной документ, носит название формуляра документа.

Формуляр официального и служебного документа представляет собой перечень реквизитов официального письменного документа.

Построение формуляра официального и служебного документа, то есть перечня реквизитов официального письменного документа, возможно различными путями. Однако два пути построения этого перечня просматриваются как наиболее рациональные.

Первый путь построения перечня возможен при расположении входящих в него реквизитов в той последовательности, которую для них предусматривает Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти или ГОСТ Р 6.30-2003. Такое построение формуляра хорошо при его теоретическом построении, но весьма неудобно при практическом применении формуляра для формирования документа.

Наиболее удобно построение формуляра при построении списка реквизитов в порядке их месторасположения в документе. Этот порядок определяется так же, как и порядок чтения или письма, то есть слева направо и сверху вниз. В этом случае принцип построения формуляра официального письменного документа хорошо согласуется с принципом построения и последующего чтения самого официального письменного документа.

3. Типовой и индивидуальный формуляр

При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Перечень реквизитов, характеризующий группу документов с однотипными функциями, носит название типового формуляра документа.

При составлении формуляров конкретных видов документов необходимо исходить из требований формуляра-образца, причем ряд реквизитов, перечисленных в формуляре-образце, естественно, будет отсутствовать.

Индивидуальный формуляр это когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), т.е. документирующие отрасль деятельности. Например, в органах Пенсионного фонда это документы по расчету и начислению пенсий, в вузах, других учебных заведений - по организации учебного процесса, в учреждениях налоговой службы - налоговая документация и т.д.

4. Формуляр-образец документа

В общем случае, формуляр-образец документа - это комплекс расположенных в определенной последовательности реквизитов, которые присущи данной системе документов. В нем указывается графическое месторасположение каждого из реквизитов этого комплекса на материальном носителе документа.

Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте позволяет существенно сократить время на издание документа организации-автору и время на обработку документа организации-получателю. Кроме того, применение формуляра-образца документов позволяет избежать ошибок при внесении необходимых реквизитов в документ и избежать риска создания документа, не обладающего необходимой юридической силой.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов.

Формуляр-образец документа устанавливает:

форматы бумаги

служебные поля

конструкционную сетку

расположение зон размещения реквизитов

координаты расположения реквизитов.

Формат применяемой бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме документа.

В настоящее время для издания документов применяют бумагу форматов А3 (297Ч420 мм), А4 (210Ч297 мм), А5 (148Ч210 мм), А6 (105Ч148 мм). Формат бумаги для документов устанавливают ГОСТ 9327-60, ГОСТ 2.301-68 и ИСО 216-75.

Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное. Обычное расположение формата бумаги - это ее вертикальное расположение. При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L (например, А4L).

В настоящее время принято подшивать документы в дело за левую сторону документа, независимо от вертикального или горизонтального расположения формата бумаги. Поэтому при издании документа на лицевой стороне листа бумаги ширина левого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина правого служебного поля устанавливается равной 10 мм. При издании документа на оборотной стороне листа бумаги ширина правого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина левого служебного поля устанавливается равной 10 мм. Размер ширины верхнего служебного поля и ширины нижнего служебного поля могут быть различными для разных систем документов.

Конструкционная сетка формуляра-образца документа образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на листе бумаге установленного формата в зоне расположения документа, ограниченной служебными полями.

Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств и должно составлять:

между соседними вертикальными линиями величину равную 2,6 мм (шаг письма)

между соседними горизонтальными линиями величину равную 4,25 мм (межстрочный интервал).

Допускается использовать конструкционную сетку:

с шагом письма, равным 2,54 мм

с межстрочным интервалом, равным 4,24 мм.

Размер указанной конструкционной сетки соответствует шагу письма и межстрочному интервалу, которые применялись в пишущей машинке. При создании документов на компьютерах с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать месторасположение реквизитов в миллиметрах, исходя из размеров печатных знаков и размера межстрочного интервала в применяемом редакторе. Это связано с тем, что при использовании текстовых редакторов шаг письма и межстрочный интервал могут не соответствовать шагу письма и межстрочному интервалу, применявшихся на пишущей машинке.

Вертикальные линии конструкционной сетки нумеруются слева направо и имеют непрерывную нумерацию. Крайняя левая вертикальная линия имеет номер 0. Горизонтальные линии конструкционной сетки

нумеруются сверху вниз и имеют непрерывную нумерацию. Крайняя верхняя горизонтальная линия имеет номер 0.

Конструктивным элементом проектируемых документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями.

Конструктивным элементом может быть также базисный прямоугольник, включающий две или более ячеек конструкционной сетки.

Рисунок 7 - Расположение конструктивной сетки

Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линиями конструкционной сетки, ограничивающими ячейку или базисный прямоугольник. При написании координаты ячейки или базисного прямоугольника между номером горизонтальной и номером вертикальной линии ставится точка.

Существующая система построения формуляра-образца предусматривает разделение площади листа бумаги на зону расположения документа, в которой располагаются реквизиты документа, и служебные поля документа, где реквизиты документа не располагаются. В свою очередь, зона расположения документа разделяется на зоны расположения группы реквизитов. Соответственно, зона расположения группы реквизитов разделяется на поля каждого из реквизитов. Все это одинаково применимо и при построении формуляра-образца бланка документа. Зоны формуляра-образца документа устанавливают унифицированную структуру документа.

Зоны формуляра-образца документа устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и при написании обозначаются координатами верхней левой ячейки конструкционной сетки и нижней правой ячейки конструкционной сетки, ограничивающих зону, между которыми ставится знак тире.

При размещении реквизитов формуляра-образца документа определяют границы полей размещения каждого из реквизитов и границы полей, соответствующих им данных, определяемые при проектировании форм документов.

При написании координаты поля данных характеризуются координатами верхней левой и нижней правой ячеек этого поля данных или соответствующими координатами базисных прямоугольников, между которыми ставится знак тире.

Поля данных реквизитов определяются исходя из максимального количества знаков, необходимых для записи данного реквизита. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, установленными в соответствующих классификаторах, принятых в Российской Федерации.

В реквизитах, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным.

Соответственно, для организационно-распорядительного документа формуляр-образец документа представляет собой геометрическую совокупность мест расположения реквизитов, которые приводит ГОСТ Р 6.30-2003, на листе бумаги с форматами листа бумаги, применяемыми при издании служебного документа.

Геометрические границы зон расположения реквизитов организационно-распорядительного документа и его служебных полей устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003, и они приведены на рисунке 8 и рисунке 9. На этих же рисунках показаны также зоны расположения соответствующих групп реквизитов организационно-распорядительного документа. Приведенная геометрия зон расположения реквизитов и служебных полей действительна при построении конструкции организационно-распорядительного документа при издании документа на лицевой стороне листа бумаги.

5. Общие требования к бланкам документов

Документы, как правило, изготавливают на бланках. При изготовлении бланков, формировании геометрии полей и площадей размещения конкретных реквизитов следует руководствоваться Приказом Минкультуры России О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003.

Для бланков применяется бумага форматов А4 (210Ч297 мм) и А5 (148Ч210 мм). Бумага, применяемая для изготовления бланков документов, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

Рисунок 8 - Расположение реквизитов документов на угловом бланке

Бланки документа, как правило, имеют поля следующих размеров:

левое поле - 20 мм

правое поле - 10 мм

верхнее поле - 20 мм

нижнее поле - 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на компьютере.

Рисунок 9 - Расположение реквизитов документов на продольном бланке

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственных этим документам. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.

ГОСТом установлены следующие реквизиты документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации

02 - герб субъекта Российской Федерации

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 - код организации

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 - код формы документа

08 - наименование организации

22 - подпись

23 - гриф согласования документа

24 - визы согласования документа

25 - оттиск печати

26 - отметка о заверении копии

27 - отметка об исполнителе

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 - отметка о поступлении документа в организацию

30 - идентификатор электронной копии документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу приведено на рисунке 8, при продольном - вдоль верхнего поля документа приведено на рисунке 9.

6. Формуляр современного документа

6.1 Формуляр бланка акта

Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:

сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности условий труда результатов деятельности)

испытаний (образцов, систем, технологий)

выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов)

передачи (структурного подразделения из одной организации в другую)

нарушения установленных правил

ревизии, инвентаризации

расследования аварий, несчастных случаев

ликвидации организации и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом акт, например:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией - председатель - члены комиссии - присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления акта - договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

После слова составлен указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия,

2-й экземпляр - коммерческий отдел,

3-й экземпляр - покупатель.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению). Пример оформления акта приведен в приложении А.

6.2 Формуляр бланка объяснительной записки

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем.

Пример оформления объяснительной записки приведен в приложении Б.

Заключение

На основе проведенного исследования развития формуляра документов подведем основные итоги курсовой работы.

Анализируя развитие формуляра документов в XVIII в. постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

Источники:
studopedia.ru, ostaeval.narod.ru, studopedia.org